Facture non payée : comment relancer par e-mail un client ?

Certains clients ont des antécédents HORRIBLES pour ce qui est de faire leurs paiements à temps. C’est pourquoi, si vous êtes un freelance, vous devez maîtriser l’art de la demande de paiement… sans quoi cela va s’avérer difficile de boucler vos fins de mois. Cependant, lorsqu’il s’agit de demander de l’argent, quelle est la méthode la plus efficace ?

Découvrez ci-dessous une stratégie en deux parties qui est à la fois efficace & sympathique. Si, si. Lisez la suite !

Comment demander un paiement par e-mail : les pré-requis

N.B : Votre client doit être satisfait du travail que vous avez fourni. Sans quoi vous ne risquez pas d’être payé rapidement
La première personne à blâmer si elle n’est pas payée, c’est vous, si vous n’avez pas assumé votre responsabilité envers votre client et ne lui avez pas fourni l’excellent travail que vous aviez convenu tous les deux.

Envoyez à votre client une demande de paiement rapidement

Voici l’e-mail à envoyer pour demander un paiement de votre facture :

OBJET : Facture de la prestation XXX

Bonjour M. Client,

J’espère que le site web vous plaît, n’hésitez pas à me faire savoir si vous avez encore des points à régler sur celui-ci. 

J’ajoute en pièce jointe la facture correspondante à cette prestation. Vous pouvez régler celle-ci par virement bancaire ou via Paypal. 

N’hésitez pas à me faire savoir si vous avez des questions ou des remarques. 

Merci encore pour votre confiance.

Votre nom 

Regardez bien cet e-mail : il est plutôt sympathique, non ? Pour avoir une relation solide avec votre client, vous devez être aimable lorsque vous demandez de l’argent dans un e-mail, même si vous laissez entendre que vous êtes un homme d’affaires sérieux qui doit prendre les choses au sérieux.

Comme la ligne d’objet comporte bien une référence à la facture,  cet e-mail risque fort d’être lu. Vous pouvez ajouter un accusé de réception si vous souhaitez savoir quand votre e-mail a été lu ou s’il a bien été reçu.

Quelques réflexions supplémentaires :

  • Soyez direct et simple lorsque vous demandez un paiement. Dites-lui que vous avez joint la facture à l’e-mail et que vous préférez être payé par chèque ou par carte de crédit.
  • Pour terminer sur une note polie, dites-leur que vous seriez intéressé par une nouvelle collaboration à l’avenir.
  • L’utilisation du point d’exclamation dans ce texte est également très bien faite. En guise de conclusion, il donne un air léger à l’ensemble.
  • Dans l’ensemble, le message est clair, concis et exploitable. Cet e-mail peut être utilisé pour les clients actuels et potentiels. La plupart de vos clients vous paieront dans les deux semaines si vous utilisez cette formulation.

Facture impayée par e-mail : comment relancer ?

Si vos clients ne vous paient pas à temps, vous avez peut-être atteint le point où vous ressentez le besoin d’alpaguer le client, ce qui est compréhensible. Pourtant, il faut essayer de rester calme et de conserver votre lucidité.

Si rien n’avance, téléphonez à votre client

Premier point : pour être payé, le plus important est que vous agissiez. Et pour faire bouger les choses, vous devez décrocher le téléphone. Ainsi, et pour vous assurer qu’ils ne peuvent pas se cacher derrière leur ordinateur, vous devez les appeler. Je répète : oui, vous devriez appeler votre client s’il n’a pas répondu à vos courriels dans les trois à quatre semaines suivant le premier courriel. Il sera beaucoup plus difficile de ne pas tenir compte de votre demande de paiement si vous appelez plutôt que d’envoyer un courriel.

Si vous avez peur de ne rien avoir à dire, détendez-vous. C’est pourquoi je dispose d’une amorce de conversation pré-écrite :

Bonjour, [NOM DU CLIENT].

Je suis [VOTRE NOM]. J’ai eu le plaisir de travailler avec vous sur le projet XYZ il y a environ un mois. Il semble que vous ayez manqué quelques-uns des e-mails que j’ai envoyés concernant le paiement du projet. Pouvez-vous me confirmer que vous les avez bien reçus ? 

Il est intéressant de noter quelques points ici :

  • Cette formulaire leur rappelle le projet et le paiement convenu.
  • C’est toujours poli, et vous présumez même qu’ils n’ont pas lu votre e-mail (cela montre que vous faites confiance à votre client).
  • Une erreur a été commise, mais vous et votre client pouvez la réparer pour éviter qu’elle ne se reproduise (l’e-mail a été envoyé dans les spams, une mauvaise adresse e-mail a été utilisée, etc.
  • Oui, vous pouvez utiliser cette formulation par e-mail, mais la chance que votre paiement soit effectué rapidement est plus faible.

Notez que vous devez rester poli et ne jamais perdre votre sang-froid, tout comme dans les e-mails. Même s’il est assez facile de se disputer avec une personne et d’insister pour qu’elle vous paie immédiatement, cela peut avoir un impact négatif sur votre réputation et diminuer vos chances d’être remboursé.

Voir notre article sur les blocages psychologiques récurrents chez les entrepreneurs débutants

Votre facture est toujours impayée ? Les solutions qui s’offrent à vous

Vous avez trois options si votre client refuse de payer après plusieurs courriels et appels téléphoniques :

  • Relancez une dernière fois
  • Expliquez à votre client la situation dans laquelle il vous met
  • Faites appel à une agence de recouvrement

Votre relation avec le client doit prendre fin le plus rapidement possible. Pourquoi ? Parce que vous êtes votre meilleur atout en tant que freelance. Vous devez considérer votre temps et votre énergie comme des ressources précieuses et ne pas les gaspiller pour des clients qui n’en valent pas la peine.

Si rien n’avance avec cette dernière relance, alors il faudra faire appel aux services d’un prestataire en recouvrement. Dans la plupart des cas, cette stratégie est destinée aux circonstances dans lesquelles vous avez déployé beaucoup d’efforts dans le paiement de votre facture.

Les agences de recouvrement ont pour mission d’aider les entreprises (comme la vôtre) à recouvrer les créances qui leur sont dues. Assurez-vous d’avoir toutes les interactions par courriel de votre client (ainsi que les factures) par écrit afin de pouvoir prouver qu’il vous doit de l’argent sous forme de dette. C’est fort dommage d’en arriver là, mais le client en question ne vous laisse guère le choix !

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