Comment rédiger un dossier des ouvrages exécutés ?

Rédiger un dossier des ouvrages exécutés

Les processus administratifs et comptables peuvent être très complexes et les chefs d’entreprise ont parfois besoin d’un soutien pour les naviguer. L’établissement d’un dossier des ouvrages exécutés fait partie de ces procédures et peut constituer un défi. Dans ce blog, nous examinerons les étapes nécessaires pour établir un dossier des ouvrages exécutés et fournirons des conseils pour garantir que le processus se déroule sans encombre.

A quoi sert le dossier des ouvrages exécutés ?

Le dossier des ouvrages exécutés est un document qui fournit une vue d’ensemble des travaux effectués par un entrepreneur sur un projet particulier. Il sert à différentes fins, notamment à documenter les réalisations et à évaluer l’efficacité du projet. 

De un, il peut être utilisé par le propriétaire du projet pour s’assurer que les travaux soient conformes aux attentes ou pour soumettre des demandes de règlement.  Il peut ainsi servir à surveiller et contrôler les coûts de manière proactive, permettant ainsi de déterminer si le projet est rentable ou non.

Rédiger un dossier des ouvrages exécutés

Aussi, les informations contenues dans le dossier des ouvrages exécutés sont généralement regroupées en catégories telles que le matériel, la main-d’œuvre et les services. Chaque catégorie peut être subdivisée en sous-catégories, comme les fournitures, les outils et l’équipement, les détails sur la quantité et le type de matériel utilisé, ainsi que le temps de travail nécessaire pour chaque tâche. Pour les répertorier, un logiciel de gestion peut s’avérer très utile. Si vous n’en avez pas encore, voici 5 critères pour bien choisir son logiciel de gestion, pour vous aider à ne pas être dans l’embarras de choix étant donné que le marché en offre une grande variété.

Un autre avantage du dossier est qu’il fournit une preuve de qualité des travaux effectués. Les informations contenues dans le document peuvent être utilisées comme base pour une évaluation individuelle des performances et peut également être utile pour garantir la qualité future du projet. Il joue par conséquent un rôle important dans le processus de règlement et de gestion des plaintes.

Enfin, c’est un outil marketing et publicitaire permettant de valoriser la marque en fournissant une preuve tangible de son expertise en matière de gestion de projets complexes et rentables. Avec les informations détaillées sur les réalisations d’un entrepreneur, il permet aux entreprises de présenter leurs produits et services aux clients potentiels et de partager leurs réalisations avec la communauté commerciale locale.

Comment constituer un dossier des ouvrages exécutés ?

Pour constituer un dossier des ouvrages exécutés, il est généralement recommandé de suivre les étapes suivantes :

  • Collecte des documents : rassemblez tous les documents liés à la réalisation de l’ouvrage, tels que les plans, les schémas, les factures, les devis, les contrats, les autorisations administratives, etc.
  • Classement des documents : organisez les documents collectés par catégories, par exemple les plans dans une section, les factures dans une autre section, les autorisations dans une autre section, etc.
  • Rédaction d’une synthèse : rédigez une synthèse de l’ensemble des travaux réalisés, en précisant les différentes étapes du projet, les matériaux utilisés, les techniques employées, les éventuels problèmes rencontrés et les solutions apportées.
  • Constitution du dossier : assemblez les documents collectés et la synthèse rédigée dans un dossier clair et organisé. Le dossier doit comporter une table des matières pour faciliter la recherche d’informations.
  • Vérification : relisez attentivement l’ensemble des documents pour vous assurer que toutes les informations sont correctes et que rien n’a été oublié.
  • Conservation : gardez une copie du dossier des ouvrages exécutés en lieu sûr, de préférence dans un endroit accessible en cas de besoin, car il peut être utile pour des travaux futurs, pour des contrôles administratifs ou pour une éventuelle revente de la propriété.

En suivant ces étapes, vous pourrez constituer un dossier des ouvrages exécutés complet et précis pour votre ouvrage.

Rédiger un dossier des ouvrages exécutés

Comment gérer les modifications du dossier des ouvrages exécutés ?

Dans le cadre de l’établissement d’un dossier des ouvrages exécutés, il faut savoir gérer les modifications qui peuvent survenir. En effet, le dossier doit refléter la situation exacte des travaux et des matériaux fournis afin de procéder à des ajustements pour tenir compte des changements éventuels.

Tout d’abord, il est essentiel de comprendre la nature et l’ampleur des modifications apportées et leurs conséquences sur le projet pour pouvoir mettre en œuvre les solutions appropriées. Il peut dans un premier temps être nécessaire d’ajuster les plans et documents techniques afin qu’ils reflètent correctement la situation actuelle des travaux. De plus, certains éléments du dossier peuvent être modifiés ou remplacés par des pièces plus adaptées aux nouveaux paramètres du projet.

Ensuite, pour compléter le dossier, il convient d’ajouter les documents pertinents supplémentaires pour prendre en compte les modifications apportées. Ces documents devront être conformes aux exigences légales et contractuelles en vigueur et devront identifier clairement les modifications effectuées ainsi que leurs conséquences sur le projet. 

Les documents peuvent inclure des notes techniques détaillant les ajustements apportés et leurs implications, des spécifications techniques précises définissant le nouveau matériel utilisé ou le nouveau système mis en place, ainsi que tout autre document pertinent qui sera utile à la compréhension du projet par un tiers.

Toutefois, il faut aussi veiller à ce que les informations relatives aux modifications soient correctement documentées et accessibles en permanence afin que toute personne impliquée dans le projet puisse y avoir facilement accès. Cela signifie qu’il faudra soigneusement conserver une trace papier ou numérique des modifications faites au cours du processus ainsi que tous les documents associés comme preuve si nécessaire.

Enfin, il est recommandé d’effectuer un examen complet du projet afin de s’assurer que toutes les informations soient correctement intégrées et cohérentes entre eux. Si cela n’est pas le cas, il convient alors d’effectuer une révision approfondie afin d’identifier de manière précise tous les problèmes qui pourraient se poser et de trouver une solution ad hoc pour y remédier.

Ainsi, lorsque le dossier sera finalisé et prêt à être soumis à l’autorité compétente, vous serez assurés qu’il reflète exactement la situation actuelle du projet en tenant compte de toutes les modifications effectuées durant son élaboration.

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *